Metoda Kepner-Tregoe jest to inaczej usystymatyzowany sposób analizy głównych przyczyn i podejmowania decyzji. Ta metoda opowiada się za racjonalnym i systematycznym podejściem do analizy problemu bez wyciągania pochopnych wniosków lub przyjmowania założeń na podstawie wcześniejszych doświadczeń. Do tego jest na patencie 🙂 Być może dlatego było mi ciężko było dotrzeć do różnych informacji.

Ta autorska metoda została stworzona w latach 50. ubiegłego wieku przez Charlesa Kepnera i Benjamina Tregoe, dwóch socjologów. Prowadzili badania nad skutecznością podejmowania decyzji przez oficerów Sił Powietrznych Stanów Zjednoczonych. Obserwowali zachowania ludzi i starali się zrozumieć różnicę między kimś, kto działa spokojnie, metodycznie, a kimś kto panikuje, podejmuje błędne decyzje przez co jest nieskuteczny. I tak podłożono podwaliny pod Analizę KT.

Zastosowano tą metodę w przypadku awarii podczas misji Apollo 13. Pracując pod presją czasu i pod wpływem dużych emocji inżynierowie NASA pokonali wszelkie przeszkody – ustalili przyczynę awarii, a następnie znaleźli sposób, jak z dostępnych przedmiotów na pokładzie uratować załogę.

Metoda składa się z 4 bloków:

• Ocena Sytuacji
• Analiza Problemu
• Analiza Decyzji
• Analiza Potencjalnych Problemów

Chciałabym się skupić na jednej z części Metody KT, a mianowicie na Analizie Problemu – polega na szukaniu Root Cause.

Analiza Problemu

Istnieje 5 kroków

• Zdefiniuj problem – problem opisany szczegółowo, dobrze zebrane dane
• Opisz problem – przedstawienie problemu (WHAT, WHEN, WHERE, HOW MUCH) a także czym problem MOŻE BYĆ, ale NIE JEST (COULD BE BUT IS NOT PRESENT)
• Ustal możliwe przyczyny – odszukiwanie potencjalnych przyczyn odchyleń na podstawie posiadanej wiedzy (DISTINCTION i CHANGES/ CAUSE) i przeprowadzonych eksperymentów
• Sprawdź najbardziej prawdopodobną przyczynę – zbadanie odnalezionych przyczyn i wybór najbardziej prawdopodobnej przyczyny odchylenia
• Sprawdź prawdziwą pierwotną przyczynę – weryfikacja przypuszczeń poprzez przeprowadzenie eksperymentów i ich obserwacje albo poprzez zachowanie stałych warunków i monitorowanie sytuacji. Ustal najbardziej prawdopodobną przyczynę. Która możliwa przyczyna najlepiej wyjaśnia IS i COULD BE BUT IS NOT PRESENT? Która możliwa przyczyna ma najmniejszą, najprostszą i najrozsądniejsze założenia?

Przykład

1. Zdefiniuj problem – problem opisany szczegółowo:

W nowym modelu samolotu u stewardes pojawia się wysypka na ramionach, dłoniach, twarzy (tylko w tych miejscach).Występuje tylko podczas lotów nad wodą. Wysypka zwykle znika po 24 godzinach. Żadnych problemów na starych samolotach na tych trasach. Nie dotyczy to wszystkich stewardess na tych lotach, ale taka sama liczba stewardess przypada na każdy lot. Te, które dostają wysypki, nie mają innych złych skutków. Brak mierzalnych substancji chemicznych itp. w powietrzu w kabinie.

2. Opisz problem i 3. Ustal możliwe przyczyny

	IS PRESENT	COULD BE BUT IS NOT PRESENT	DISTINCTION	CHANGES (CAUSE)
WHAT	Wysypka	Inne choroby	Kontakt zewnętrzny	NONE NOTED
WHERE	Użyte nowe samoloty	Użyte stare samoloty	Różne materiały	Nowe materiały użyte w samolocie
WHEN	Loty nad wodą	Loty nad lądem	Różne procedury załogi	NONE NOTED
HOW MUCH	Twarz, ręce, ramiona	Inne części ciała	Coś, co ma kontakt z twarzą, rękami, ramionami	Nowe kamizelki ratunkowe
EXCENT	Niektóre stewardessy	Cała załoga	Obowiązki załogi	NONE NOTED

4. Sprawdź najbardziej prawdopodobną przyczynę
POTENTIAL CAUSE	TRUE IF	PROBABLE CAUSE
Nowe materiały użyte w samolocie	Niektóre stewardessy przy dotykaniu przedmiotów w nowym samolocie dostają wysypki na twarzy, rękach i ramionach	Maybe
Nowe kamizelki ratunkowe	Niektóre stewardessy przy zakładaniu nowej kamizelki dostają wysypki na twarzy, rękach i ramionach	Probably

PROBABLY CAUSE: Nowe kamizelki ratunkowe wykonane z nowych materiałów wywołują alergię kontaktową u niektórych stewardess, które pokazują sposób ewakuacji przy locie nad wodą.

5. Sprawdź prawdziwą pierwotną przyczynę – weryfikujemy, czy załoga dostaje alergii kontaktowej przy wykonywaniu procedury szkolenia ze sposobu ewakuacji przy locie nad wodą.

RESULTS:

Nowe kamizelki ratunkowe wykonane z nowych materiałów wywołały alergię kontaktową u niektórych stewardess, które pokazują sposób ewakuacji przy locie nad wodą.

Następnie kiedy mamy już potwierdzoną przyczynę, w Metodzie KT przechodzi się do Analizy Decyzji i Analizy Potencjalnych Problemów.

Przykład 2

Szybka Analiza

Szybkie zastosowanie analizy IS PRESENT / COULD BE BUT NOT PRESENT – zebranie danych.

Podsumowanie + darmowy Excel

Metoda Kepner-Tregoe jest szeroko stosowana w globalnych korporacjach. Szczególnie zadomowiła się w świecie IT, kiedy została opisana jako jedna z rekomendowanych technik rozwiązywania problemów w zestawie najlepszych praktyk zarządzania usługami IT.

Należy również zauważyć, że nie można stać się automatycznie ekspertami w analizie problemów podczas przechodzenia przez wyżej wymienione kroki – potrzeba czasu, by zaadaptować umysł do nowego sposobu myślenia.

Przygotowałam dla Ciebie do ściągnięcia arkusz Excela – tabelę Analizy Problemu z rozbudowanymi pytaniami ➡️➡️➡️ Analiza Problemu Kepner-Tregoe