W tym artykule porozmawiamy trochę o macierzy priorytetów, która jest sprzymierzeńcem zarówno menedżerów, jak i zespołów zarządzania jakością. Może to być użyteczne narzędzie gdy mamy -set spraw na głowie i wszystkie naraz wydają się jednakowo pilne, choć tak nie jest.

Co to jest Matryca GUT?

Macierz GUT jest narzędziem wspomagającym ustalanie priorytetów w rozwiązywaniu problemów.

Matryca została stworzona przez Charlesa Kepnera i Benjamina Tregoe w 1981 roku (stąd znana jest również jako Kepner Tregoe Matrix, o tych panach było już wspominane, mianowicie tutaj).

Aspekty analizowane w tabeli to: Gravity (Powaga), Urgency (Pilność) i Tendency (Tendencja). 

Odnosząc się do tych aspektów, problemy są punktowane od 1 do 5 dla każdej z cech, a następnie są mnożone w celu określenia priorytetów.

Problemy i kategorie

Jeśli robisz matrycę samodzielnie możesz zastanowić się i indywidualnie przeanalizować, jakie są Twoje wyzwania. Możesz też porozmawiać z zespołem, lub zebrać informacje od klienta.

Biorąc pod uwagę potencjalny problem, zastanów się nad poszczególnymi aspektami:

• Powaga:  Konieczna jest ocena powagi problemu i jego wpływu na organizację i ludzi w krótkim i długim okresie.
• Pilność:  w zależności od stopnia nasilenia problemu analizujemy, jak długo należy rozwiązać problem, aby się nie pogorszył. Jeśli coś jest pilne, masz mniej czasu na rozwiązanie — i odwrotnie.
• Tendencja:  Jest to potencjał, że problem ma rosnąć i się pogarszać. Oceń prawdopodobieństwo pogorszenia się problemu, jeśli nic nie zostanie zrobione, aby go rozwiązać. 

Jak oceniać poszczególne kategorie?

Powaga

Skala jest rozciągnięta od 1 do 5. Kryteria to:

1 – Bardzo niska
2 – Niska
3 – Średnia
4 – Wysoka
5 – Bardzo wysoka

Pilność

Oceniamy od 1 do 5. Kryteria to:

1 – Może poczekać
2 – Niepilne
3 – Pilne
4 – Bardzo pilne
5 – Natychmiast!

Tendencja

Ocena Tendencji również waha się od 1 do 5. Kryteria to:

1 – Nie zmienia się
2 – Pogarsza się (powoli)
3 – Pogarsza się
4 – Pogarsza się (szybko)
5 – Pogarsza się (bardzo szybko)

Jak działa macierz GUT?

Teraz, gdy przypisaliśmy oceny do poszczególnych problemów w określonych kategoriach, przechodzimy do obliczenia wskaźnika GUT.

Obliczamy go w taki sposób:

GUT = Powaga * Pilność * Tendencja

Proste? 🙂

I tak oto wyszły nam wyniki, które należy posegregować od najwyższego do najniższego. Jedynka oczywiście oznacza najwyższy priorytet.

Podsumowanie + darmowy Excel

Matryca GUT czyli Matryca Priorytetyzacji Procesów to prosta w użyciu metoda, którą można wykorzystać w każdej chwili w organizacji. Można go dostosować do konkretnych potrzeb każdej sytuacji i łatwo zintegrować z innymi narzędziami do zarządzania jakością. Matryca GUT jest narzędziem, z którego mogą korzystać wszyscy, ponieważ oprócz skuteczności pozwala na jakościową i ilościową ocenę każdej sytuacji.

Mam nadzieję, że dowiedziałeś się więcej o tej technice i że z powodzeniem ją zastosujesz! Jeśli masz jakieś pytania, zostaw komentarz poniżej.

Specjalnie dla Ciebie przygotowałam zautomatyzowany Excel do Matrycy GUT – znajdziesz go tutaj TUTAJ