Co to jest Timeboxing? Jest to technika zarządzania sobą oraz zadaniami w czasie. Jest to technika produktywności polegająca na ustalaniu stałego czasu dla każdego zadania. Zwykle dzień lub tydzień są dzielone na mniejsze segmenty lub bloki dla określonych zadań. 

Dlaczego Timeboxing?

Jest powszechnie znane, że Elon Musk to pracoholik. Pracuje 85-100 godzin tygodniowo, czyli ponad 2 razy tyle co przeciętny zjadacz chleba. Choć podobno, przesypia aż 6 godzin! Jak on to robi? Elon Musk wykorzystuje wyżej wymienioną technikę TimeBoxingu – pracuje w 5-minutowych interwałach.

Uważam, że warto się przyjrzeć tej technice zarządzania sobą w czasie, którą stosuje (w mniej ekstremalnym wydaniu). Ciekawostka: Musk ponoć “przyoszczędza” na czasie na posiłkach robiąc dwa w jednym – każdy z nich jest posiłkiem biznesowym. Ma czas również pisać na Twitterze!

Korzyści z Timeboxingu

Zarządzanie czasem techniką Timeboxingu ma następujące korzyści:

• Usuwa wybór – spędzasz mniej czasu zastanawiając się, co masz zamiar zrobić dzięki z góry ustalonemu planowi.
• Zwiększa koncentrację – ponieważ masz ograniczoną ilość czasu, nie zmarnujesz go i skupisz się bardziej intensywnie.
• Ogranicza wielozadaniowość – skupiasz się na jednym temacie na raz.
• Priorytety i planowanie pracy podlegają analizie – tego nie muszę chyba wyjaśniać 🙂
• Ograniczanie czasu na dane zadanie – Ograniczenie perfekcjonizmu – nadmierne dbanie o szczegóły nie sprzyja produktywności.

Podstawy pracy z Timeboxingiem

Podstawą pracy jest kalendarz.

Jeśli nie zdążymy, zostawiamy dotychczasowe i przechodzimy do kolejnego, a nieukończone zadanie odkładamy na późniejszą porę, lub kolejny dzień, ponownie ustalając limit czasowy na jego wykonanie.

Harmonogramowanie pracy w życiu inżyniera jakości jest trudne. Zwłaszcza, gdy otoczenie wymaga, by było wszystko na już 🙂 Jeśli dobrze się przyjrzysz, niektóre zadania można dobrze zaplanować. Spróbuj do tego wprowadzić limity czasu, a Twoja skuteczność się zmieni. Według prawa Parkinsona “Praca rozszerza się, aby wypełnić czas przeznaczony na nią”.

Istnieją dwa rodzaje Timeboxingu:

• Hard Timebox – oznacza, że zadanie lub działanie musi zostać przerwane, gdy czas się skończy — nawet jeśli zadanie nie zostało ukończone.
• Soft Timebox – koniec ramy czasowej jest sugestią, że powinieneś zakończyć to, co robisz i przejść do następnego zadania. 

Przykładem Timeboxingu jest technika Pomodoro.

Jak wprowadzić Timebox w życie ?

• Zacznij od określenia zadania lub części pracy, którą musisz wykonać. Posłuż się np. Jirą do ustalenia zakresu. Warto większe zadania dzielić na mniejsze.
• Pogrupuj zadania, aby wykorzystać podobne tory myślenia.
• Zastanów się, ile czasu powinna zająć praca, postaraj się być jak najbardziej precyzyjnym.
• W przypadku osobistych lub zespołowych ram czasowych znajdź w swoim kalendarzu czas na wykonanie tej pracy.
• Zdecyduj, czy jest to Timebox w wersji hard czy soft.
• Rozpocznij Timebox.
• Unikaj rozpraszania uwagi w ramach przedziału czasowego, aby zachować koncentrację na zadaniu.
• Dokończ, a potem zrób sobie przerwę.

A co jeśli wypadnie coś spoza planu?

Ustal harmonogram z buforami czasowymi w trakcie dnia lub tygodnia, na nieplanowane spotkania, wydarzenia. Jeśli zostanie ten czas niewykorzystany – masz czas dla siebie lub na cokolwiek zechcesz. Trzymanie się ścisłego harmonogramu określonego przez ramy czasowe może być trudne, gdy weźmie się pod uwagę nieuniknione przerwy, np. pożar na produkcji czy rozmowy telefoniczne.

Zalety Timeboxingu

Zalety:

• Świetne do dużej liczby małych zadań — łatwiej będzie je śledzić i rozwiązywać, gdy ułożysz je w ramach czasowych.
• Terminy są ważnym elementem, więc będziesz koncentrować się na osiągnięciu jak najwięcej, dopóki nie upłynie termin.
• Urodzeni perfekcjoniści będą mieli mniej czasu na dopracowanie każdego szczegółu
• Timeboxing nie pozwala na wielozadaniowość

Chociaż Timeboxing ma wiele zalet, ta strategia zarządzania czasem nie jest dla wszystkich, nie w każdej pracy i też nie jest idealna. Oto najczęstsze wady i sposoby radzenia sobie z nimi.

Wady Timeboxingu

• Trudności z ukończeniem zadania przed upływem limitu czasu
• Ramy czasowe są za krótkie lub za długie
• Musisz przestać pracować nad zadaniem, gdy czas na to upłynie, co przynosi efekt przeciwny do zamierzonego, gdy jesteś w stanie flow
• Niska jakość pracy przez śpieszenie się z zakończeniem zadań.
• Czasochłonne planowanie i czasem przytłoczenie ilością Timeboxów.

Są na to pewne sposoby. Wypróbuj łagodniejsze ramy czasowe. W ramach ciągłego uczenia się, coraz łatwiej będzie oszacować potrzebny czas. Zalecane jest grupowanie zadań. Jeśli jesteś całkowicie pochłonięty i chcesz trochę nagiąć zasady – zrób to. Jeśli czujesz się przytłoczony, spróbuj innej metody, która będzie Cię mniej frustrować.

Podsumowanie

Timeboxing przede wszystkim uczy efektywniejszego wykorzystywania czasu i samodyscypliny, oraz daje poczucie kontroli nad obciążeniem pracą. Tą technikę stosuję w przypadku wychodzenia z zaległości, gdzie praca musi zostać zrobiona. Mi najbardziej podpasowała technika Pomodoro: 25 min pracy, 5 min przerwy i dłuższa przerwa po 4 cyklach. Trudno pokonać własne nawyki i przyzwyczajenia, ale warto nad tym popracować.