Właściwa dokumentacja Systemów Zarządzania jest jednym z kluczowych elementów skutecznego zarządzania organizacją. Norma System Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy ISO 45001:2018, inaczej OHSMS (Occupational Health and Safety Management System), to standard wspierający zarządzanie BHP.
Cele ISO 45001
Ten standard pomaga m.in. identyfikować i kontrolować zagrożenia dla zdrowia i bezpieczeństwa w miejscu pracy, pomagać w osiąganiu zgodności z przepisami dotyczącymi zdrowia i bezpieczeństwa, zmniejszać ryzyko incydentów oraz ciągle doskonalić swoje wyniki. Standard ten jest stosowany w celu zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy dla pracowników oraz minimalizacji ryzyka związanego z wypadkami i chorobami zawodowymi.
Wynikami wdrożenia standardu powinno być skuteczne zapobieganie wypadkom oraz zapewnienie bezpiecznych i zdrowych miejsc pracy.
Dokumentacja Systemu Zarządzania BHP ISO 45001
W ramach dokumentacji Systemu Zarządzania BHP należy określić:
- kto jest odpowiedzialny za opracowanie i wdrażanie dokumentów
- sposoby nadzorowania dokumentacji,
- kto jest odpowiedzialny za zatwierdzanie dokumentów
- kto przeprowadza okresowy przegląd dokumentacji
- kto jest odpowiedzialny za usuwanie lub archiwizowanie
nieaktualnych dokumentów.
Jeśli chodzi o zawartość dokumentacji, norma ISO 45001 nie wymaga tworzenia procedur wewnętrznych, choć jest to dobra i powszechna praktyka. Procedury systemu BHP mogą być uzupełniane przez instrukcje robocze BHP. Ale trzeba pamiętać, że im bardziej szczegółowe procedury, tym większe ryzyko zniechęcenia pracowników do ich czytania. Organizacja powinna przechowywać również wszystkie inne dokumenty, które określiła jako niezbędne do zapewnienia, że system działa, jest utrzymywany oraz doskonalony.
Wymagana dokumentacja ISO 45001
Przedstawiam Ci poniżej listę obowiązkowych i nieobowiązkowych dokumentów i zapisów w SZBHP. Podpunkty normy, z których wynikają, znajdziesz w Excelu, do którego odnośnik znajdziesz poniżej.
| Obowiązkowe dokumenty |
| Zakres Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy |
| Polityka Bezpieczeństwa i Higieny Pracy |
| Obowiązki i uprawnienia w ramach Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy |
| Proces BHP uwzględniający ryzyka i szanse |
| Metodologia i kryteria oceny ryzyka BHP |
| Cele i plany BHP do osiągnięcia |
| Proces Gotowość i reagowanie na sytuacje awaryjne |
| Obowiązkowe zapisy |
| Ryzyka i szanse BHP oraz działania na rzecz ich przeciwdziałania |
| Wymagania prawne i inne |
| Dowody kompetencji |
| Dowody komunikacji |
| Plany reagowania na potencjalne sytuacje kryzysowe |
| Wyniki monitorowania, pomiarów, analiz i oceny efektów działania |
| Utrzymanie, wzorcowanie lub sprawdzanie wyposażenia pomiarowego |
| Wyniki oceny zgodności |
| Program auditów wewnętrznych |
| Wyniki auditów wewnętrznych |
| Wyniki przeglądu zarządzania |
| Charakter incydentów lub niezgodności oraz późniejsze podjęte działania |
| Wyniki wszelkich działań i akcji korygujących, w tym ich skuteczność |
| Dowód wyników ciągłego doskonalenia |
Dokumentacja nieobowiązkowa
Organizacja może zdecydować, że z powodu braku udokumentowanych procedur i instrukcji pracy, może zaistnieć ryzyko wypadku i powstania zagrożenia, dlatego może rozszerzyć swoją dokumentację.
W Excelu, do którego odnośnik znajdziesz poniżej, wyszczególniłam często używane, nieobowiązkowe dokumenty, wraz z odniesieniami do normy. Wynikają z dobrych praktyk organizacji i mogą skutecznie wspierać system zarządzania. Niektóre organizacje decydują się na stworzenie procedur do każdego punktu normy.
Podsumowanie + darmowy Excel
Jak zauważyłeś, w normie jest wiele przypadków, w których wymaga się konkretnych dowodów zgodności. Dokumentacja musi zatem być pod tym względem dokładna, obiektywna i aktualna.
Mam nadzieję, że przybliżyłam Ci temat zawartości dokumentacji Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną pracy. Do następnego wpisu!
PS.
Jak będziesz miał chęć, możesz przeczytać o obowiązkowej i nieobowiązkowej dokumentacji w innych Systemach Zarządzania:
Image by Freepik