Opracowanie, wdrażanie i funkcjonowanie Systemu Zarządzania Jakością jest związane z tworzeniem dokumentacji systemowej. Jest ona dowodem potwierdzającym utrzymywanie systemu, stanowi potwierdzenie uprawnień i odpowiedzialności.

Dokumentacja SZJ może składać się z różnych typów dokumentów. Zwykle obejmuje Polityke Jakości, Księgę Jakości, procedury, instrukcje pracy, formularze i zapisy.

Piramida dokumentacji

Strukturę dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością można zobrazować w postaci piramidy – przedstawia dokumenty według hierarchii ważności i wzajemnego podporządkowania.

Przykładowe elementy dokumentacji SZJ

1. Polityka jakości – W dokumencie polityki powinno znaleźć się przede wszystkim zobowiązanie do spełniania wymagań, w tym wymagań klienta, prawnych i innych. Oprócz tego należy ująć w niej zapewnienie dążenia do ciągłego doskonalenia. Wyznacza ogólne cele dotyczące jakości.
2. Księga jakości – Struktura i treść Księgi mogą się różnić w zależności od wielkości organizacji, złożoności jej działalności i kompetencji personelu. Zasadniczo Księga zawiera zakres SZJ, wyłączenia z normy, odniesienia do odpowiednich dokumentów oraz model procesu biznesowego. Polityka jakości i cele mogą być również częścią księgi. Pomimo, że obecnie obowiązująca norma ISO 9001:2015 nie wymaga opracowania Księgi jakości, warto ją mieć.
3. Procesy i Procedury. Procesy to seria działań lub operacji prowadzących do celu. Jest to np. ciągła operacja, obróbka. Procedury natomiast opisują sposoby, w który wykonuje się i zapisuje poszczególne działania w procesie. Mogą być np. opisane za pomocą tekstu, tabel. Mogą też być bardziej ilustracyjne, np. przez zastosowanie schematów blokowych. Mogą też być ich dowolną kombinacją.
4. Instrukcje – Instrukcje pracy mogą być częścią procedury. Zasadniczo instrukcje pracy mają podobną strukturę do procedur i obejmują te same elementy. Jednakże, instrukcje pracy zawierają szczegóły czynności, które należy wykonać, koncentrując się na kolejności kroków, narzędziach i metodach, które mają być użyte.
5. Zapisy i formularze – Aby wykazać, że Twoje procesy spełniły swoje wymagania, trzeba będzie zapewnić odpowiednie dowody – czyli w tym przypadku formularze i zapisy. Zapis jest tym, co zostało wybrane przez właściciela procesu w celu wykazania, że ​​proces i działania zostały przeprowadzone w sposób prawidłowy – tak jak opisano w procedurach i instrukcjach. Formularze to puste szablony, które należy wypełnić informacjami, które stają się zapisami. Pełnią one rolę dowodów potwierdzających skuteczność wdrożenia i działania Systemu Zarządzania Jakością.

Podsumowanie

Struktura dokumentacji SZJ istnieje przede wszystkim z konieczności porządkowania informacji, aby zachować przejrzystość i zrozumiałość. Mam nadzieję, że ten wpis przybliżył Ci temat struktury i elementów dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością.

Image by kjpargeter on Freepik