Norma ISO narzuca ramy zawartości dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością. Przekonanie, że każdy pojedynczy proces, który się znajduje w organizacji, musi być udokumentowany, jest błędem. Nie jest to konieczne do spełnienia wymagań normy ISO 9001:2015. No to, jakie dokumenty są potrzebne by spełnić wymagania?
Wersja standardu z 2015 roku stała się bardziej liberalna pod względem wymagań dotyczących zawartości dokumentacji, co jednocześnie ją wyszczupliło. Nie ma już sześciu obowiązkowych procedur, tak jak w ISO 9001:2008. Poniżej wyszczególniłam, które dokumenty i zapisy są obowiązkowe.
O hierarchii i elementach dokumentacji systemu zarządzania jakością napisałam TUTAJ.
Dokumentacja obowiązkowa
| Obowiązkowe dokumenty |
| Zakres Systemu Zarządzania |
| Polityka jakości |
| Cele jakościowe i plany ich osiągnięcia |
| Obowiązkowe zapisy |
| Zapis Utrzymanie i kalibracja urządzeń kontrolno-pomiarowych |
| Zapis Kompetencje |
| Zapis Wymagania dotyczące wyrobów i usług – wyniki przeglądu |
| Zapis Wymagania dotyczące wyrobów i usług – każde nowe wymaganie dotyczące wyrobów i usług. |
| Zapis Dane wejściowe do projektowania i rozwoju |
| Zapis Nadzór nad projektowaniem i rozwojem |
| Zapis Dane wyjściowe z projektowania i rozwoju |
| Zapis Zmiany w projektowaniu i rozwoju |
| Zapis Kryteria oceny oraz zatwierdzenia dostawców |
| Zapis Właściwości produktu lub usługi |
| Zapis Rejestr własności klienta |
| Zapis Nadzór nad zmianami |
| Zapis Zwolnienie wyrobów i usług |
| Zapis Niezgodność |
| Zapis Wyniki monitorowania, pomiarów, analizy i oceny |
| Zapis Program audytów i wyniki audytów |
| Zapis Wyniki przeglądu zarządzania |
| Zapis Niezgodności i działania korygujące |
Organizacja powinna także przechowywać wszystkie inne dokumenty, które określiła jako niezbędne do zapewnienia, że system działa, jest utrzymywany oraz doskonalony.
Dokumentacja nieobowiązkowa
Być może chcesz udokumentować procedurę, która nie jest wyszczególniona w normie ISO 9001:2015. Jeśli istnieje szansa, że proces nie zostanie przeprowadzony zgodnie z planem, to zrób to. W wielu przypadkach jest to najlepszy sposób na zapewnienie niezawodności SZJ.
W Excelu do którego odnośnik znajdziesz poniżej, wyszczególniłam często używane, nieobowiązkowe dokumenty, wraz z odniesieniami do normy.
Podsumowanie + darmowy Excel
Zawartość dokumentacji jest zależna nie tylko od tego, czego wymaga norma ISO 9001, ale też od tego, czego właściwie organizacja potrzebuje. Pamiętaj, że im więcej niepotrzebnej dokumentacji, tym ryzyko jej nieprzestrzegania jest większe, co prowadzi do nieskuteczności systemu. Również mogą powodować straty czasowe w codziennym funkcjonowaniu firmy!
W sekcji Download znajdziesz darmowy Excel z listą obowiązkowych i nieobowiązkowych dokumentów Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001:2015, wraz z odniesieniami do podpunktów normy.
A tu więcej artykułów, jeśli chciałbyś poczytać o innych systemach zarządzania:
Image by DilokaStudio on Freepik